Guida Operativa

Accesso al Sistema

Dalla homepage, clicca su "Accedi al Sistema" per aprire il modal di login.

• Username: Il tuo codice fiscale (16 caratteri)
• Password: Quella ricevuta via email dall'amministratore

Riconoscimento del tuo Ruolo

Il sistema riconosce automaticamente il tuo ruolo e adatta l'interfaccia:

• Ente Promotore: Gestisce aspiranti, aziende e tirocini
• Operatore Regionale: Valida tirocini e supervisiona gli enti
• Amministratore: Gestisce utenti e configurazioni di sistema
• SuperAdmin: Accesso completo a tutte le funzionalità avanzate

Orientamento nella Dashboard

Una volta loggato, ti troverai nella dashboard principale che mostra:

• Statistiche personalizzate: Dati relativi al tuo ruolo e ente con sistema di cache per performance ottimizzate
• Azioni rapide: Link diretti alle funzioni principali
• Notifiche: Avvisi su tirocini da validare o azioni richieste
• Stati tirocini: Panoramica degli stati (bozza, proposto, validato, ecc.)
• Interfaccia moderna: Supporto per tema chiaro/scuro e layout responsive migliorato

Menu di Navigazione

Utilizza il menu principale per accedere alle diverse sezioni (le opzioni variano per ruolo):

• Dashboard: Panoramica generale del sistema
• Aspiranti: Gestione tirocinanti (solo per Promotori)
• Aziende: Gestione soggetti ospitanti
• Tirocini: Creazione e gestione progetti formativi
• Admin: Funzioni amministrative (per ruoli autorizzati)

Stati dei Tirocini - Panoramica

È importante conoscere i diversi stati che un tirocinio può assumere:

• Bozza: Tirocinio salvato ma non ancora inviato
• Proposto: Inviato per validazione all'operatore regionale
• Validato: Approvato dall'operatore, pronto per l'avvio
• Rifiutato: Non approvato, necessarie correzioni
• In corso: Tirocinio attualmente attivo
• Completato: Tirocinio terminato con successo

Gestione Aspiranti Tirocinanti

I tuoi aspiranti vengono importati automaticamente dal sistema GOL dall'amministratore, ma puoi:

• Visualizzare l'elenco completo dei tuoi aspiranti assegnati
• Consultare i dettagli di ogni aspirante (dati personali, competenze, esperienze)
• Verificare lo stato dei loro tirocini attuali e passati
• Filtrare per stato: "in_attesa", "assegnato", "completato"

Registrazione Aziende Ospitanti

Prima di creare tirocini, devi registrare le aziende ospitanti:

1. Vai su "Aziende" → "Nuova Azienda"
2. Compila tutti i dati richiesti:
   • Denominazione e dati fiscali (CF/P.IVA)
   • Codice ATECO dell'attività
   • Indirizzo sede operativa
   • Dati del tutor aziendale (nome, ruolo, contatti)
3. Inserisci i dati assicurativi (INAIL, RC, polizza)
4. Salva per procedere alla validazione

Creazione Tirocini - Procedura Completa

Il processo di creazione tirocini è strutturato in step progressivi:

STEP 1 - Autorizzazione (Documentazione Iniziale)

• Seleziona aspirante disponibile (stato "in_attesa")
• Seleziona azienda ospitante validata
• Compila il progetto formativo dettagliato
• Carica la documentazione obbligatoria:
  • Richiesta Soggetto Promotore
  • Allegato 1 Avviso (documenti del bando)
  • Allegato 2 Avviso (ulteriore documentazione)
  • Copia documento identità tirocinante
  • Documentazione azienda

STEP 2 - Avvio (dopo validazione operatore)

Disponibile solo per tirocini con stato "validato"

• Carica convenzione sottoscritta da tutte le parti
• Inserisci dati UNILAV di attivazione
• Carica polizza RC dell'azienda
• Carica progetto formativo sottoscritto

STEP 3 - Rendicontazione (a fine tirocinio)

Disponibile solo per tirocini "in_corso" o "completati"

• Carica registro presenze del periodo rendicontato
• Inserisci relazione finale del tutor aziendale
• Carica altra documentazione richiesta
• Richiedi erogazione indennità tirocinante

Gestione Bozze e Stati

Il sistema ti permette di lavorare gradualmente sui tirocini:

• Salva Bozza: Preserva il lavoro senza invio per validazione
• Riprendi Bozza: Dal menu Tirocini → sezione "Bozze Salvate"
• Modifica Bozza: Puoi sempre modificare le bozze non ancora inviate
• Invio per Validazione: Completa e invia quando tutti i dati sono pronti

Monitoraggio e Gestione Stati

Segui l'evoluzione dei tuoi tirocini attraverso gli stati:

• Bozza: In lavorazione, puoi modificare
• Proposto: Inviato all'operatore, in attesa di validazione
• Validato: Approvato, procedi con lo Step 2
• Rifiutato: Richiede correzioni, controlla le note dell'operatore
• In corso: Tirocinio attivo, monitora e prepara la rendicontazione
• Completato: Tirocinio concluso, procedi con lo Step 3

Requisiti Tecnici Upload

Per tutti i documenti caricati nel sistema:

• Formati accettati: PDF, DOC, DOCX
• Dimensione massima: 10MB per file
• Nomenclatura: I file vengono rinominati automaticamente dal sistema
• Sicurezza: Tutti i file sono protetti e accessibili solo agli utenti autorizzati

Validazione Tirocini - Processo Completo

Il tuo compito principale è validare o rifiutare i tirocini proposti dagli enti promotori:

1. Accesso alle Richieste: Vai su "Tirocini" per vedere le proposte con stato "proposto"
2. Esame Dettagliato: Clicca "Dettaglio" per analizzare:
   • Coerenza tra progetto formativo e attività aziendali
   • Completezza della documentazione obbligatoria
   • Conformità ai requisiti normativi
   • Adeguatezza del tutor aziendale
3. Decisione Motivata: Scegli tra:
   • "Valida" - Se tutto è conforme
   • "Rifiuta" - Se necessarie correzioni
4. Note Obbligatorie: Inserisci sempre note dettagliate che spieghino la decisione

Controlli di Validazione Specifici

Durante la validazione, verifica attentamente:

📋 Documentazione

• Richiesta Soggetto Promotore correttamente compilata
• Allegati del bando (Allegato 1 e 2 Avviso)
• Documento d'identità del tirocinante leggibile
• Documentazione aziendale completa

🏢 Azienda Ospitante

• Attività coerente con il progetto formativo
• Tutor aziendale qualificato nel settore
• Assicurazioni e coperture adeguate
• Sede operativa idonea al tirocinio

👨‍🎓 Progetto Formativo

• Obiettivi formativi chiari e misurabili
• Attività specifiche dettagliate
• Durata e orari appropriati
• Coerenza con il profilo dell'aspirante

Gestione Note di Validazione

Le note di validazione sono fondamentali per il processo:

✅ Note per Validazioni Positive

• Evidenzia i punti di forza del progetto
• Conferma la conformità ai requisiti
• Eventuali raccomandazioni per l'esecuzione

❌ Note per Rifiuti

• Indica chiaramente cosa non è conforme
• Specifica le correzioni necessarie
• Fornisci riferimenti normativi quando possibile
• Suggerisci miglioramenti concreti

Monitoraggio e Dashboard

Mantieni una visione d'insieme sui tirocini della regione:

• Dashboard Statistiche: Panoramica degli stati e trend
• Filtri Avanzati: Per ente, stato, periodo di validazione
• Report Automatici: Statistiche di validazione periodiche
• Alert System: Notifiche per tirocini in attesa da tempo

📊 Metriche di Performance

• Tempo medio di validazione
• Tasso di validazioni positive/negative
• Tirocini per ente promotore
• Distribuzione per tipologia di azienda

Gestione Aziende Ospitanti

Supervisiona e gestisci le aziende registrate:

• Elenco Completo: Visualizza tutte le aziende per territorio
• Verifica Requisiti: Controlla documentazione e conformità
• Attivazione/Disattivazione: Gestisci lo stato delle aziende
• Storico Tirocini: Analizza performance e feedback

Flusso di Lavoro Ottimale

Per una gestione efficace delle validazioni:

1. Controllo Quotidiano: Verifica nuove proposte daily
2. Prioritizzazione: Prima le proposte più datate
3. Validazione Rapida: Entro 48-72 ore dalla ricezione
4. Comunicazione: Note sempre costruttive e formative
5. Follow-up: Monitora correzioni dei tirocini rifiutati

Gestione Utenti

Amministra tutti gli utenti della piattaforma:

• Promotori: Importazione, modifica, invio credenziali
• Operatori: Creazione e gestione account operatori
• Reset password: Assistenza utenti con problemi di accesso

Monitoraggio Sistema

Supervisiona il corretto funzionamento:

• Log delle attività utenti
• Statistiche di utilizzo
• Gestione errori e segnalazioni
• Validazione XML tradizionale

Gestione XML Avanzata - Funzionalità Esclusiva

Controllo granulare sulla generazione di file XML per tirocini specifici:

🎯 Selezione Selettiva

• Checkbox multipli per selezionare singoli tirocini validati
• Filtro XML per tirocini processati/non processati
• Selezione tutto/nessuno con un click
• Statistiche in tempo reale sui tirocini validati processati

📁 Tipo XML Disponibile

• XML Unico: Il sistema genera un solo tipo di file XML standardizzato, conforme alle specifiche regionali e utilizzabile per tutti i fini normativi previsti.
• Formato Ottimizzato: Il file XML è ora compatibile sia per la rendicontazione GOL che per le comunicazioni con l'Ente Pagatore.
• Sistema Cache Avanzato: La generazione XML utilizza ora un sistema di cache intelligente per ridurre drasticamente i tempi di elaborazione.
• Validazione Automatica: Ogni XML generato viene automaticamente validato per sintassi, encoding e conformità strutturale.

Aggiornamento 2025: La generazione XML è stata completamente riprogettata con cache intelligente e validazione automatica per garantire massima affidabilità e performance.

Processo Gestione XML Avanzata

Procedura step-by-step per la generazione XML selettiva:

1. Accesso: Menu "Super Admin" → "Gestione XML Avanzata"
2. Filtro: Scegli tra:
   • "Tutti i tirocini validati"
   • "Non processati in XML" (raccomandato)
   • "Già processati in XML"
3. Selezione: Spunta i tirocini specifici da includere
4. Configurazione:
   • Il sistema genera automaticamente XML in formato unico universale
   • Inserisci nome file personalizzato (opzionale)
5. Generazione: Clicca "Genera XML" per creare e scaricare il file

Importazione Dati GOL

Gestisci l'importazione massiva degli aspiranti dal sistema GOL:

📂 Processo di Importazione

1. Accesso: Menu "Super Admin" → "Importa Aspiranti GOL"
2. Upload File: Carica il file CSV fornito dalla Regione
   • Formato richiesto: ESTRATTI_X_TIROCINIGOL_campi_xml2_e_apl.csv
   • Delimitatore: punto e virgola (;)
3. Anteprima: Verifica i dati e la mappatura colonne
4. Conferma: Avvia l'importazione completa
5. Controllo: Verifica eventuali righe saltate

Validazione Automatica XML

Sistema di controllo qualità per i file XML generati:

🔍 Controlli Eseguiti

• Sintassi XML: Verifica well-formed structure
• Encoding: Controllo UTF-8, ISO-8859-1, UTF-16
• Dichiarazione XML: Presenza e conformità
• Elemento Root: Validazione struttura principale
• Caratteri Validi: Rilevamento caratteri di controllo

📊 Risultati Dettagliati

• ✅ Sintassi OK: File pronto per invio
• ❌ Errori sintassi: Lista errori con numero linea
• ⚠️ Avvisi: Raccomandazioni per migliorare conformità
• 📈 Metadati: Dimensione, elementi, encoding

Gestione Avanzata Utenti

Funzionalità complete di amministrazione sistema:

👥 Gestione Operatori

• Creazione Account: Nuovi operatori con ruoli specifici
• Gestione Password: Reset e generazione automatica
• Invio Credenziali: Email automatiche con credenziali
• Attivazione/Disattivazione: Controllo accessi

🏢 Gestione Promotori

• Importazione Massiva: Da file CSV/Excel
• Modifica Dati: Correzione informazioni anagrafiche
• Assegnazione Territori: Gestione competenze geografiche
• Monitoraggio Attività: Statistiche e performance

Funzionalità di Reset e Manutenzione

Strumenti per la manutenzione e correzione del sistema:

🔄 Reset Stato XML

• Reset Singolo: Per riprocessare tirocini specifici
• Reset Multiplo: Selezione di più tirocini contemporaneamente
• Conferme di Sicurezza: Prevenzione errori accidentali
• Log Operazioni: Tracciamento di tutti i reset

📊 Monitoraggio Sistema

• Log Attività: Registro completo operazioni utenti
• Statistiche Avanzate: Dashboard con metriche dettagliate
• Gestione Errori: Visualizzazione e risoluzione problemi
• Righe Saltate: Analisi problemi importazione

Sistema Statistiche Pubbliche

Sistema completamente ridisegnato per fornire dati aggregati accessibili pubblicamente:

📊 Funzionalità Disponibili

• API Pubbliche Multiple: Endpoint `/api/public_stats.php` e `/api/public_stats_safe.php` per statistiche aggregate
• Dati Anonimi: Solo statistiche aggregate senza informazioni personali
• Cache Intelligente: Sistema di caching avanzato per ottimizzare le performance e ridurre il carico database
• Refresh Automatico: Aggiornamento periodico dei dati con fallback sicuri
• Homepage Integrata: Le statistiche sono visualizzate in tempo reale nella homepage pubblica

📈 Statistiche Incluse

• Enti Promotori: Numero totale di enti attivi con sistema di conteggio ottimizzato
• Aziende Ospitanti: Totale aziende registrate e validate
• Aspiranti: Numero totale e distribuzione per stato con aggiornamenti in tempo reale
• Tirocini: Totali per stato, tasso di successo, trend evolutivi
• Distribuzione Geografica: Top 5 province per aspiranti con geolocalizzazione migliorata
• Metriche Performance: Tempi medi di validazione, efficienza del sistema

Miglioramenti Sicurezza

Il sistema è stato potenziato con nuove funzionalità di sicurezza:

🔒 Security Features

• Rate Limiting Intelligente: Protezione avanzata contro attacchi brute force con soglie dinamiche
• Headers di Sicurezza Estesi: CSP, X-Frame-Options, X-XSS-Protection, Referrer-Policy
• Validazione Input Centralizzata: Sistema robusto per upload file e validazione dati con whitelist
• Gestione Sessioni Sicure: Configurazioni HttpOnly, Secure, SameSite per cookies
• Ambiente Produzione: Configurazioni ottimizzate automatiche con logging errori sicuro
• Sistema Audit: Logging completo di tutte le operazioni sensibili per tracciabilità

⚡ Performance Improvements

• Sistema Cache: Riduce tempi di caricamento pagine
• Paginazione Ottimizzata: Gestione memoria per grandi dataset
• Database Tuning: Query ottimizzate e indici migliorati
• Asset Management: Compressione e caching risorse statiche

Best Practices per SuperAdmin

Raccomandazioni per un utilizzo ottimale delle funzionalità avanzate:

• Backup Regolari: Prima di operazioni massive o importazioni
• Monitoraggio Continuativo: Controllo giornaliero log e statistiche
• Validazione Graduale: Test su gruppi piccoli prima di elaborazioni massive
• Documentazione Operazioni: Tracciamento di modifiche importanti
• Comunicazione con Team: Informare operatori di modifiche sistemiche